PEMBAHASAN
A.
Administrasi
Hubungan Sekolah Dengan Masyarakat
1.
Pengertian Humas (public relation)
Ruslan (2006) mengatakan bahwa humas
merupakan mediator yang berada diantara pimpinan organisasi dengan publiknya.
Selanjutnya, ia mengatakan bahwa aktivitas tugas humas adalah mengelola informasi antara organisasi dengan publiknya.
Jadi dapat dikatakan bahwa humas (public relation) adalah aktivitas yang
menghubungkan
antara organisasi dengan masyarakat demi tercapainya tujuan organisasi dan
harapan masyarakat dengan produk yang dihasilkan.
2.
Tujuan Humas
Tujuan hubungan
sekolah dengan masyarakat adalah sebagai berikut:
a.
Untuk meningkatkan kualitas belajar dan pertumbuhan anak.
b.
Untuk meningkatkan pemahaman masyarakat akan pentingnya pendidikan dan
meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.
c.
Untuk mengembangkan antusiasme atau semangat saling bantu antara sekolah
dengan masyarakat demi kemajuan kedua belah pihak.
3.
Hal-hal Yang
Perlu Diadministrasikan
Administrasi hubungan
sekolah dengan masyarakat meliputi hal-hal sebagai berikut:
1.
Hubungan antara sekolah dengan orang tua dan komite
sekolah.
Banyak cara yang efektif untuk
menjalin hubungan sekolah dengan orangtua dan keluarga peserta didik serta
masyarakat. Hubungan yang efektif dimaksudkan untuk membantu pengembangan
pendidikan anak dalam lingkungan inklusif ramah terhadap pembelajaran.
2.
Hubungan sekolah
dengan lembaga lain.
Pada saat ini sangat banyak masyarakat
yang mengikat dirinya dalam satu kelompok organisasi, baik yang bersifat
organisasi sosial, organisasi profesi, organisasi untuk community tertentu yang bersifat
kedaerahan maupun organisasi yang mementingkan laba. Dari berbagai organisasi
tersebut di atas banyak sekali yang sangat peduli terhadap pendidikan yang sangat besar peranannya dalam membantu
pendidikan apabila diberdayakan secara optimal. Dalam kenyataan sehari-hari sering
terjadi organisasi masyarakat melaksanakan kegiatannya justru menggunakan
sekolah sebagai sasarannya, seperti pengabdian masyarakat mereka tentang
penyuluhan NARKOBA, hal ini harus dimanfaatkan oleh sekolah sebagai peluang
dalam pembinaan siswa di sekolahnya. Oleh sebab itu tidak salah kalau sekolah
selalu memprogramkan berbagai kegiatan tersebut sebagai upaya meningkatkan mutu
di sekolah.
3.
Hubungan sekolah
dalam kegiatan masyarakat.
B.
Administrasi
Bimbingan dan Konseling
1.
Pengertian Bimbingan Konseling (BK)
Bimbingan adalah proses bantuan
terhadap individu untuk
mengerahkan kemampuan dan kesempatan yang ada pada dirinya agar menjadi manusia
yang mandiri dan dewasa. Konseling adalah
serangkaian kontak atau hubungan bantuan langsung dengan
individu dengan tujuan memberikan bantuan kepadanya. Jadi, bimbingan dan konseling merupakan proses pemberian bantuan dari
seorang konselor kepada klien untuk mengarahkan kemampuan dan membantu
pemahaman diri seorang klien sehingga bisa dewasa dan mandiri.
2.
Tujuan Bimbingan
dan Konseling
Tujuan bimbingan dan konseling di sekolah
ialah agar peserta didik, dapat:
a.
Mengembangkan seluruh
potensinya seoptimal mungkin.
b.
Mengatasi kesulitan dalam
memahami dirinya sendiri.
c.
Mengatasi kesulitan dalam
memahami lingkungannya, yang meliputi lingkungan sekolah, keluarga, pekerjaan, sosial-ekonomi,
dan kebudayaan.
d.
Mengatasi kesulitan dalam
mengidentifikasi dan memecahkan masalahnya.
e.
Mengatasi kesulitan dalam
menyalurkan kemampuan, minat, dan bakatnya dalam bidang pendidikan dan
pekerjaan.
f.
Memperoleh bantuan secara
tepat dari pihak-pihak di luar sekolah untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang
tidak dapat dipecahkan di sekolah tersebut.
3.
Hal –hal Yang Perlu
Diadministrasikan
Untuk menunjang pelaksanaan bimbingan
konseling secara efektif makaperlu adanya administrasi BK yang antara lain sebagai
berikut:
a.
Program BK
b.
Buku Pribadi Siswa.
c.
Kartu Kasus
d.
Buku Catatan Kasus
e.
Peta Kelas
f.
Peta Siswa
g.
Sosiogram.
C.
Administrasi Tata
Persuratan dan Kearsipan
1.
Macam-macam
Surat dan Pengertiannya
Untuk mempermudah
membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan
macamnya, adalah sebagai berikut.
1)
Surat adalah alat
komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu
pihak kepada pihak lain.
2)
Surat dinas adalah surat
yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan
kelembagaan/organisasi.
3)
Memo adalah catatan
singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang
pokok persoalan kedinasan.
4)
Nota dinas adalah surat
yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau
antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas.
5)
Surat pengantar adalah
surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan
singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.
6)
Surat kawat atau tekegram
adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi
mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf.
7)
Surat keputusan adalah
surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
8)
Surat edaran adalah surat
yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan
dan atau perintah yang telah ada.
9)
Surat undangan adalah
surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan
tmpat yang telah ditentukan.
10) Surat tugas adalah surat yang berisi
penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan
kegiatan.
11) Surat kuasa adalah surat yang berisi
kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama
pemberi kuasa.
12) Surat pengumuman adalah surat yang berisi
pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau
masyarakat umum.
13) Surat yang menyatakan kebenaran suatu
hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
14) Surat keterangan adalah surat yang
berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
15) Berita acara adalah surat yang berisi
laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat,
keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa
tersebut.
16) Penerima surat atau pengirim surat
adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar.
17) Pengarah surat adalah pimpinan satuan
kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk
untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
18) Pengelola surat adalah petugas yang
mengolah/ menyelesaikan isi surat.
19) Penata arsip adalah petugas yang
melaksanakan penataan arsip.
2.
Menyusun Surat
Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam menyusun surat, yaitu:
a.
Syarat Surat
1)
Objektif
2)
Sistematis
3)
Singkat, tidak
bertele-tele
4)
Jelas masalahnya, alamat
tujuan dan alamat pengirim
5)
Lengkap isinya
6)
Sopan
7)
Wujud fisik yang menarik
(kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya)
b.
Bahasa Surat:
1)
Menggunakan bahasa yang
komunikatif, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.
2)
Bahasa baku/ resmi, yakni
sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.
c.
Bagian Surat:
1)
Kepala surat
2)
Tanggal Suar
3)
Nomor Surat
4)
Perihal
5)
Alamat dalam
6)
Salam pembuka
7)
Isi surat
8)
Salam penutup
9)
Nama Jabatan (penutup surat)
10) Inisial
11) Tembusan
d.
Bentuk Surat:
1)
Resmi/Official Style
2)
Lurus Penuh/ Full Block
Style
3)
Lurus/ Block Style/
Modified Block Style
4)
Setengah Lurus/ Semi Block
Stye
5)
Sederhana/ Simplified Style
6)
Lekuk/ Idented Style
7)
Alinea menggantung/
hanging paragraph
8)
Lurus dengan perihal atau
” Pokok Surat/ Subject Notice.
3.
Pengurusan
Surat
Pengurusan
surat meliputi: mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat baik surat masuk
maupun surat keluar.
4.
Uraian Format
Pengurusan Surat
1)
Pengurusan surat masuk
biasa (rutin), menggunakan lembar pencatatan lembar pengantar surat rutin.
2)
Lembar pengantar surat
penting disebut kartu kendali.
Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali, kartu kendali
berfungsi sebagai alat penelusur untuk menemukan surat dengan tepat dan cepat,
dan sebagai arsip pengganti.
5.
Pengelolaan
Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian.
Arsip harus
dikelola dengan cara:
a.
Sistem penataan/
penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
1)
Sistem masalah,
2)
Sistem abjad
3)
Sistem tanggal
4)
Sistem wilayah.
b.
Arsip pasif penting dan
permanen, harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya,
antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akta tanah, akta pendirian gedung,
akte status sekolah, dan sebagainya.
c.
Untuk mencegah penumpukan
arsip yang tidak berguna, dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak
berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku.
Referensi
Hallen A. 2005.
Bimbingan dan Konseling. Quantum Teaching: Jakarta.
http://www.sekolahdasar.net/2010/08/administrasi-tata-persuratan-dan.html
http://maperwafarmasiuh.blogspot.com/2009/10/pedoman-administrasi.html
http://www.masbied.com/2011/02/09/administrasi-humas-hubungan-masyarakat-dengan-sekolah-serta-peranannya/#more-7663
http://repository.upi.edu/operator/upload/s_a0151_0606177_chapter2.pdf